如何设置商务语音邮件问候语(附示例)

当您拨打公司电话号码时,您通常会收到自动语音邮件问候语,帮助您完成电话目录和后续步骤.

这些语音邮件问候语使您的小型企业看起来很专业,它们有助于增加销售额并提高客户满意度.

在本文中,我们将向您展示如何为您的在线商店、企业或博客设置语音邮件问候语.我们还将向您展示可以用作模板的最佳语音邮件问候示例.

Setting up a voicemail greeting for your business

为什么语音信箱问候对您的业务很重要?

移动设备上超过 88% 的本地搜索最终都是通过电话进行的.主要归功于 Google 本地搜索结果中出现的漂亮的点击呼叫按钮.

Click to call button in mobile search results

对于许多小型企业来说,可能无法立即接听所有电话.有时客户可能会在下班后致电,而您可能很忙或当时没有工作人员可用.

这是您的语音邮件问候语.

对于许多客户来说,这将是他们第一次与您的公司接触.不设置语音邮件问候语可能会导致您的客户流失给竞争对手.

另一方面,语音信箱问候语不正确也会产生严重后果.客户可能会挂断电话,不会跟进,或者只是联系您的竞争对手.

话虽如此,让我们来看看如何为您的在线业务正确设置语音邮件问候语.

设置语音信箱问候的最佳方式

通常,小企业主使用固定电话或手机号码来管理通话.虽然它可以完成工作,但它们不允许您正确管理业务电话或设置有效的自动语音邮件问候语.

管理商务电话的最佳方式是使用商务电话服务.许多小型企业使用虚拟企业电话号码,因为它可以让他们在不牺牲隐私的情况下有效地管理商务电话.

与固定电话或手机号码不同,它使用互联网来管理通话.这项技术的官方术语称为商务 VoIP 电话服务(Voice over Internet Protocol).

与固定电话和移动电话相比,使用商务电话服务具有以下优势.

  • 您可以设置您的营业时间,并根据一天中的时间录制不同的语音问候语.
  • 您可以设置自动助理、添加分机以路由呼叫、让用户留言等.
  • 它适用于您的计算机、平板电脑、桌面电话,甚至适用于您使用应用的手机.
  • 多个用户可以使用同一个电话号码,无论他们身在何处.
  • 您可以轻松地为新员工提供访问权限,而无需请来技术人员或购买新设备.

我们建议使用 Nextiva,因为它是市场上最好的商务电话服务提供商.它们提供了一套全面的功能,带有易于使用的基于 Web 的管理面板和适用于您手机的应用程序.

Nextiva

我们在业务中使用 Nextiva 来管理对 WPBeginner 和其他 Awesome Motive 属性的调用.

如果您想要不同的解决方案,请查看 RingCentral.这是另一项出色的商务电话服务.他们提供了一个功能极其丰富的平台,其中包含许多用于管理语音问候、自动助理、语音消息、通话记录等的工具.

设置商务电话服务后,您可以使用其易于遵循的设置来设置语音问候语.

面向企业的语音问候示例

要创建最有效的语音邮件问候语,您必须遵循一些基本规则.

  • 避免诸如"您的电话对我们很重要"之类的陈词滥调,这些陈词滥调会被过度使用并且不再真诚.
  • 确保您的语音邮件录音听起来友好且个性化.
  • 尽量不要让自己听起来像是在读剧本.
  • 如果可以,请聘请一位语音艺术家来帮助您录制语音邮件问候语.您甚至可以在 Fiverr 上找到某人.
  • 确保您的语音邮件提供重要信息,例如公司名称、营业时间和联系信息.

以下是一些可用于您的业务的语音邮件问候模板.

非工作时间语音邮件问候示例

当客户在下班时间或周末打电话给您时,系统会播放此语音邮件问候语.确保此语音邮件问候语告知用户办公时间、联系客户服务的其他方式或商店位置.

"嗨,您已联系到 [商家名称].周一至周五 [太平洋标准时间] [上午 9 点] 至 [下午 6 点] [PST] 可以通过电话联系我们.您也可以使用我们网站 [www.example.com] 上的联系表格给我们留言,我们会通过电子邮件回复您.如果您希望我们给您回电,请在留言后留下您的姓名和电话号码,我们的团队会尽快回复您."

"嗨,您已联系到 [商家名称].我们目前无法接听您的电话.我们的办公时间是 [营业时间] 周一至周五.我们位于 [store location] 的商店在周末仍对顾客开放.您还可以通过我们网站 [www.example.com] [每周 7 天、每天 24 小时] 上的实时聊天与我们联系.如果这不紧急,并且您希望我们回电,请在哔声后留下您的姓名和电话号码."

如您所见,这两个示例都提供了重要信息,并为客户提供了通过实时聊天或联系表单进行联系的替代方式.

假期语音邮件问候示例

这些问候信息可以在假期录制.

"您好,您已联系到 [商家名称].我们的团队目前不在办公室与朋友和家人共度假期.我们将在 [day and time] 恢复工作.请留下您的姓名和电话号码,我们会尽快回复您.[节日快乐(或适合那个节日的问候)]".

"节日快乐!我们 [企业名称] 的团队将在 [日期] 之前离开.如果您是现有客户,您仍然可以在我们的网站上打开支持票,我们将尝试在接下来的 24 小时内回复您.您也可以通过我们网站 [www.example.com] 上的实时聊天或联系表格与我们联系.如果不紧急,您可以在哔哔声后留下您的姓名和电话号码.我们会尽快给您回电."

"嗨,您已联系到 [公司名称].我们因(假期名称)休息,将在 [日期和时间] 恢复工作.如果您需要紧急回复,您可以通过 (email_address) 给我们发送电子邮件,我们将尝试在 24 小时内回复所有电子邮件.您也可以给我们留言,我们会在假期后回复您(新年快乐/假期).

如您所见,这些语音邮件问候语为客户提供了尽可能多的信息.这些问候语还确保客户知道如何在假期期间使用替代联系方式获得更快的响应.

离开/忙碌的语音邮件问候示例

如果您很忙、不在或人手不足,无法立即接听客户电话,那么您可以使用这些问候语作为示例.

"嗨,您已联系到 [商家名称],我们现在无法接听您的电话,但我们很乐意尽快给您回电.请在哔声后留下您的姓名和电话号码."

"嗨,我们目前没有电话.如果不是太紧急,那么您可以给我们发电子邮件(电子邮件地址).否则,请在哔声后留下您的姓名和电话号码,我们会立即给您回电."

如果您是唯一接听电话的人,那么您可以将其设为个人语音信箱问候语.

"嗨,你已经到了(你的名字).我目前无法接听电话.您可以给我发送电子邮件至(电子邮件地址),也可以在哔声后留下您的姓名和电话号码,我会尽快给您回电."

测试和改进您的语音邮件问候

使用专业电话服务的另一个重要原因是您可以跟踪所有电话并查看有关它们的详细报告.例如,Nextiva 的呼叫分析页面是这样的.

Call analytics page in Nextiva

您需要跟踪听到每个语音邮件问候语的用户数量以及他们的回复方式.具有较高分数的客户留言的语音邮件问候正在有效地工作.

甚至没有被完全听到的语音邮件消息是失败的.

我们建议尝试不同的语音邮件问候语以找到完美的平衡.定期更新您的语音邮件问候语还可以帮助您填补您甚至不知道存在的沟通空白.

跟进您的语音邮件

既然您已经设置了平衡、信息丰富且友好的语音邮件问候语,下一步就更加重要了.

客户给您留言后会发生什么?

如果您使用的是专业的商务电话系统,那么您将能够轻松跟踪和回复这些消息.

确保您和您的员工为快速跟进做好同样的准备.及时回调对加强业务关系和完成销售大有帮助.

我们希望本文能帮助您了解如何为您的在线业务设置语音邮件问候语.您可能还想查看我们的指南,了解如何为您的企业创建电子邮件通讯.

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